Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją to przyszłość. Uniwersytet Szczeciński liderem we wdrażaniu

Na naszym Uniwersytecie wdrożono system EZD, który wspomaga zarządzanie dokumentami. W przyszłości ma wyprzeć formę papierową. Uniwersytet Szczeciński, jako lider w skali kraju, wprowadza nowoczesne rozwiązanie poprzez system informatyczny. Co prawda, wciąż trwają szkolenia pracowników, coraz więcej z nich bez problemu radzi sobie z nową formą przesyłania umów, formularzy i innych dokumentów.

EZD PUW jest systemem teleinformatycznym do elektronicznego zarządzania dokumentacją, który umożliwia wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie procesu przekazywania informacji oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. Dostęp do systemu EZD jest możliwy tylko z komputerów służbowych za pośrednictwem wewnętrznej, administracyjnej sieci US lub za pomocą połączenia VPN. Najprościej mówiąc, przez EZD załatwimy sprawy związane, np. z urlopami, fakturami czy archiwizacją. Dr hab. Kinga Flaga-Gieruszyńska, prof. US – Prorektor ds. Organizacji zachęca do „zaprzyjaźnienia się” z nowym systemem, ponieważ może on nam pomóc w wielu kwestiach.

„Przede wszystkim często uważamy, że ta archiwizacja jest takim „złem koniecznym”, EZD to w znacznym stopniu ułatwia, a z drugiej strony musimy też mieć świadomość, że to nie jest do końca „zło konieczne”, ponieważ dostajemy bardzo dużo wniosków od osób, które sięgają do dokumentów wiele lat wstecz, ponieważ na skutek różnych perturbacji życiowych utracili jakieś tam zaświadczenia i to nie tylko chodzi o dyplomy ukończenia studiów, ale zaświadczenia z tych mniejszych form kształcenia. Czasami zwracają się do nas też różnego typu organy publiczne, żeby zweryfikować czy dane zaświadczenie jest prawdziwe, więc tutaj ta archiwizacja to taka broń, która odgrywa dość duże znaczenie we współczesnym świecie, bo im szybciej się poruszamy, tym częściej gubimy różne rzeczy i stąd tych wniosków jest zdecydowanie więcej niż w poprzednich latach” – mówiła w rozmowie z drem Konradem Wojtyłą dr hab. Kinga Flaga-Gieruszyńska, prof. US – Prorektor ds. Organizacji.

Zarządzenie Rektora w sprawie zasad postępowania z dokumentacją oraz wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Uniwersytecie Szczecińskim weszło w życie 20 września 2022 roku. System w pełni funkcjonuje i obowiązuje od 1 stycznia 2023 roku.

Więcej na temat EZD, i nie tylko dowiecie się z rozmowy dra Konrada Wojtyły z dr hab. Kingą Flagą-Gieruszyńską, prof. US – Prorektor ds. Organizacji US.