Zarządzanie dokumentacją w dobie cyfryzacji. Tradycja i nowoczesność – sprawozdanie z konferencji naukowej

W dniach 18–19 czerwca 2026 roku w Szczecinie odbyła się konferencja naukowa „Zarządzanie dokumentacją w dobie cyfryzacji. Tradycja i nowoczesność”. Wydarzenie zgromadziło przedstawicieli środowiska naukowego, administracji publicznej, archiwów oraz instytucji i przedsiębiorstw zajmujących się problematyką zarządzania dokumentacją. Konferencja stanowiła forum wymiany doświadczeń i poglądów dotyczących przemian zachodzących w obszarze kancelarii, archiwizacji i obiegu dokumentów w warunkach postępującej cyfryzacji.

Punktem wyjścia do dyskusji były współczesne wyzwania związane z wdrażaniem systemu e-Doręczeń, przygotowaniami do funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), a także rosnącymi wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa informacji, interoperacyjności systemów teleinformatycznych oraz długoterminowego przechowywania dokumentów elektronicznych. Uczestnicy konferencji podkreślali, że mimo dynamicznego rozwoju rozwiązań cyfrowych dokumentacja papierowa nadal odgrywa istotną rolę, a wiele instytucji funkcjonuje obecnie w modelu hybrydowym, łączącym tradycyjne i elektroniczne formy dokumentowania działalności.

Konferencję otwarto 18 czerwca. Podczas pierwszej sesji referaty wygłosili Karol Ciechoński z Urzędu Miasta Lublin, który przedstawił zagadnienie e-Doręczeń jako potencjalnej drogi do administracji bez papieru, dr Ewa Perłakowska ze Stowarzyszenia Archiwizjoner, omawiająca problem kompletności i oryginalności akt sprawy w kontekście zasady jednopostaciowości dokumentacji, oraz dr hab. Przemysław Kledzik, prof. Uniwersytetu Szczecińskiego, który zaprezentował uwarunkowania, problemy i wyzwania związane z elektronicznym załatwianiem spraw administracyjnych. Wystąpienia stały się punktem wyjścia do ożywionej dyskusji nad kierunkami rozwoju elektronicznej administracji.

Druga sesja pierwszego dnia poświęcona została zagadnieniom prawnym i archiwalnym. Magdalena Różańska z Ministerstwa Finansów omówiła relacje między cyfryzacją, retencją dokumentacji a nadzorem archiwalnym. Dr Marcin Stępień przedstawił problematykę dokumentów urzędowych w kontekście ochrony prawnoautorskiej, natomiast dr Monika Płuciennik zaprezentowała wyzwania związane z brakowaniem dokumentacji w systemach klasy EZD, wskazując na rozbieżności pomiędzy regulacjami archiwalnymi a praktyką wdrożeniową.

W trzeciej sesji pierwszego dnia uczestnicy skoncentrowali się na praktycznych aspektach elektronizacji obiegu dokumentów. Dr Tomasz Błaszak przedstawił funkcjonowanie usługi e-Doręczeń w kancelarii Instytutu Pamięci Narodowej w Szczecinie. Dr Przemysław Mijal omówił wyzwania stojące przed pełnomocnikami procesowymi w związku z elektronizacją postępowań sądowych, natomiast dr Michał Białkowski zaprezentował doświadczenia związane z obiegiem dokumentacji sądowej i pozasądowej w kancelarii adwokackiej. Obrady pierwszego dnia zakończyła dyskusja podsumowująca przedstawione wystąpienia.

Drugi dzień konferencji rozpoczęła sesja poświęcona praktyce kancelaryjnej i funkcjonowaniu dokumentacji w modelach hybrydowych. Dr Piotr Frąckowiak przedstawił referat dotyczący nawyków w pracy kancelaryjnej, wskazując na znaczenie czynników organizacyjnych i kulturowych w procesie wdrażania nowych rozwiązań. Maria Brzeska-Wasik zaprezentowała wojskowe doświadczenia w zakresie zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną. Ewa Skonieczna omówiła wyzwania związane z zarządzaniem dokumentem elektronicznym na przykładzie Politechniki Bydgoskiej, natomiast dr Dawid Keller przedstawił proces elektronizacji kancelarii i obiegu dokumentów w Kolejach Śląskich.

Ostatnia sesja konferencji koncentrowała się na społecznych, prawnych i organizacyjnych aspektach cyfryzacji. Dr hab. Kinga Flaga-Gieruszyńska, prof. Uniwersytetu Szczecińskiego, zwróciła uwagę na problem wykluczenia cyfrowego jako jednego z istotnych skutków elektronizacji usług publicznych. Dr Bartosz Wilk omówił cyfryzację procesów back-office w administracji publicznej, przedstawiając aktualny stan prawny oraz perspektywy rozwoju. Konrad Mielko przeanalizował natomiast zagadnienie równowagi pomiędzy bezpieczeństwem informacji a dostępnością cyfrową w procesie długoterminowej archiwizacji dokumentów elektronicznych.

Konferencja pokazała, że zarządzanie dokumentacją znajduje się obecnie na styku tradycji i nowoczesności. Uczestnicy zgodnie podkreślali, że skuteczne wdrażanie nowych technologii wymaga nie tylko odpowiednich rozwiązań technicznych i prawnych, lecz także zmiany praktyk organizacyjnych oraz uwzględnienia potrzeb użytkowników. Przedstawione referaty i dyskusje potwierdziły, że przyszłość zarządzania dokumentacją będzie opierała się na współistnieniu rozwiązań papierowych i elektronicznych, przy jednoczesnym wzroście znaczenia bezpieczeństwa informacji, interoperacyjności systemów oraz długoterminowej ochrony zasobów dokumentacyjnych.

Obrady zakończyły się podsumowaniem najważniejszych wniosków oraz wskazaniem kierunków dalszych badań i działań wdrożeniowych w obszarze zarządzania dokumentacją w dobie postępującej cyfryzacji.